Preparare offerte e proposte con fonti, controlli e responsabilità chiare
Attività tipiche
- Estrazione requisiti
- Materiali approvati
- Struttura della proposta
- Prima bozza
- Controllo completezza
- Tempo di preparazione
- Campi mancanti
- Revisioni
- Puntualità
Vendite e offerte
Riduci il lavoro necessario per raccogliere requisiti e preparare una proposta.
Preventivi, RFP, proposte e follow-up: dai requisiti alla review commerciale, mantenendo il controllo sulle condizioni.
Preventivi, risposte a gare, proposte e follow-up hanno una struttura ricorrente e attingono a materiali che l’azienda ha già: listini, offerte approvate, schede tecniche, clausole. Il tempo si perde nel raccogliere requisiti, cercare i contenuti giusti e fare più giri di revisione. Un workflow AI su quest’area prepara la prima bozza a partire da fonti autorizzate e lascia le condizioni, i prezzi e l’approvazione a chi ne è responsabile.
Dove si perde tempo oggi
Il primo passo
Il primo step è sempre una discovery call.
Prenota subito 30 minuti per parlare con noi: partiamo dal tuo caso, dalle persone coinvolte e da cosa vorresti vedere cambiare.
- 30 minuti
- Online
- Senza impegno
La domanda da cui partiamo
Per questo tipo di offerta, quali informazioni servono sempre, da quali fonti arrivano e chi deve approvare prima dell’invio?
Il workflow che progettiamo
01
Passo 1
Richiesta
La richiesta del cliente, o il bando, entra nel workflow. Definiamo quali tipologie di offerta rientrano nel perimetro iniziale.
Output tipologie di offerta coperte e casi esclusi.
02
Passo 2
Requisiti
Il workflow estrae i requisiti espliciti e segnala quelli ambigui o mancanti, con una checklist per il commerciale.
Output scheda requisiti con punti aperti.
03
Passo 3
Fonti interne
Solo materiali approvati: listino in vigore, offerte validate, schede prodotto, clausole standard. Le offerte vecchie escono dalle fonti.
Output elenco delle fonti commerciali autorizzate con owner.
04
Passo 4
Bozza
La prima stesura segue la struttura aziendale e cita da dove viene ogni contenuto. Prezzi e condizioni restano campi da compilare o confermare.
Output bozza strutturata con riferimenti alle fonti.
05
Passo 5
Review commerciale
Il commerciale verifica con una checklist di completezza e correttezza. Le offerte oltre una soglia passano anche dall’ufficio tecnico.
Output checklist compilata e correzioni registrate.
06
Passo 6
Approvazione
Chi ha l’autorità approva e invia. Il workflow non manda nulla da solo: l’ultimo passaggio resta umano.
Output offerta approvata e tracciata.
La sequenza è un modello: passaggi, controlli e responsabilità si adattano a fonti, strumenti e persone della tua azienda.
Cosa misuriamo
- Tempo di preparazioneDalla richiesta all’offerta approvata, revisioni incluse, sullo stesso tipo di offerta.
- Campi mancantiQuanti requisiti o sezioni risultano incompleti alla prima revisione.
- RevisioniNumero di passaggi tra commerciale e tecnico prima dell’approvazione.
- PuntualitàQuota di offerte inviate entro la scadenza richiesta dal cliente o dal bando.
Le misure si raccolgono prima del test, sullo stesso tipo di caso, e si confrontano dopo: è la baseline che rende leggibile il risultato.
Cosa chiariamo prima di partire
- ListiniDevono esistere in una versione ufficiale e aggiornata. Prezzi e sconti restano fuori dalla generazione automatica.
- ClausoleLe condizioni contrattuali vengono da un repertorio approvato dal legale, non da offerte passate.
- Dati clienteLe informazioni del cliente si usano nel perimetro del contratto e della policy sui dati; il CRM resta la fonte.
- ApprovazioniChi approva cosa, e sopra quale soglia, va scritto prima del test.
- VersioniOfferte, bozze e revisioni hanno bisogno di un sistema di versioni, altrimenti il workflow moltiplica i file.
Da dove partire
AI Adoption Program
Se il processo è già chiaro: lo portiamo dall’esperimento all’uso nel team in 6–12 settimane, con test, playbook e handover a un owner interno.
Sprint da €15.000 + IVA
AI Readiness Assessment
Se in quest’area hai più idee che certezze: in 2–4 settimane mappiamo i processi, misuriamo la baseline e decidiamo da dove partire.
Focus da €5.000 + IVA
Corporate AI Training
Se le persone devono prima imparare a lavorare così: quattro sessioni sui loro casi reali, con task prima/dopo e follow-up a 30 giorni.
Team Lab €9.000 + IVA
Il primo passo
Il primo step è sempre una discovery call.
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Domande frequenti
No. Nel workflow prezzi, sconti e condizioni sono campi che una persona compila o conferma. L’AI prepara struttura e contenuti descrittivi a partire da fonti approvate.
Da quella più frequente e più standardizzabile, con almeno venti casi storici da usare come confronto. Le offerte complesse e uniche entrano dopo, se entrano.
Con fonti disponibili e un owner commerciale, un primo test su casi reali richiede in genere sei-otto settimane. La baseline si raccoglie nelle prime due.
Partiamo da un team, una funzione o un processo con uno sponsor identificato. Perimetro e disponibilità delle persone guidano la scelta.
Entrambe le modalità sono possibili, in base a esercitazioni, distribuzione del team e strumenti disponibili.
Parliamo del tuoprocesso?
Raccontaci l’attività, chi la svolge e cosa vorresti vedere cambiare: nel primo confronto capiamo insieme se e da dove partire.
Primo confronto di 30 minuti, senza impegno.
