Trovare, verificare e usare le informazioni aziendali
Attività tipiche
- Consultazione manuali
- Ricerca nelle procedure
- Lettura di capitolati
- Consultazione policy
- Accesso agli archivi
- Tempo di ricerca
- Correttezza
- Copertura delle fonti
- Richieste risolte
Documenti e conoscenza
Trova e usa le informazioni contenute in manuali, procedure e documenti aziendali.
Fonti disperse, tempo di ricerca e risposte senza riferimenti. Un percorso tra la domanda e le informazioni che la sostengono.
Chi lavora cerca risposte in manuali, procedure, capitolati e archivi. Il tempo per trovarle, e la certezza che siano quelle giuste, dipendono da come sono organizzate le fonti e da chi le tiene aggiornate. Un workflow AI su quest’area non sostituisce le fonti: le rende raggiungibili con una risposta che rimanda al documento e al passaggio da verificare.
Dove si perde tempo oggi
Il primo passo
Il primo step è sempre una discovery call.
Prenota subito 30 minuti per parlare con noi: partiamo dal tuo caso, dalle persone coinvolte e da cosa vorresti vedere cambiare.
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La domanda da cui partiamo
Quando una persona cerca un’informazione, quale documento dovrebbe trovare e chi garantisce che sia quello giusto?
Il workflow che progettiamo
01
Passo 1
Domanda
La persona formula la richiesta con il proprio linguaggio di lavoro. Definiamo insieme quali tipi di domande rientrano nel perimetro e quali restano fuori.
Output catalogo delle domande tipiche e dei casi esclusi.
02
Passo 2
Selezione delle fonti
Il workflow consulta solo un insieme di documenti autorizzati, nella versione corrente, con permessi coerenti con il ruolo di chi chiede.
Output elenco delle fonti ufficiali con owner e data di validità.
03
Passo 3
Recupero
Lo strumento individua i passaggi pertinenti nei documenti selezionati, senza inventare ciò che non trova.
Output passaggi recuperati con posizione nel documento.
04
Passo 4
Risposta con riferimenti
La risposta cita documento, sezione e versione. Se le fonti non bastano, lo dice e indica a chi rivolgersi.
Output risposta verificabile o rimando esplicito a una persona.
05
Passo 5
Verifica umana
Per le domande a impatto più alto, una persona controlla la risposta prima dell’uso. Le correzioni alimentano le fonti, non solo la risposta.
Output registro delle correzioni e delle fonti da aggiornare.
La sequenza è un modello: passaggi, controlli e responsabilità si adattano a fonti, strumenti e persone della tua azienda.
Cosa misuriamo
- Tempo di ricercaQuanto passa tra la domanda e la risposta utilizzabile, prima e dopo, sullo stesso tipo di richiesta.
- CorrettezzaQuota di risposte giudicate corrette da chi conosce la materia, su un campione di casi reali.
- Copertura delle fontiQuante domande trovano risposta nelle fonti autorizzate e quante restano scoperte, per capire cosa manca negli archivi.
- Richieste risolteQuante richieste si chiudono senza chiedere a un collega o aprire un ticket.
Le misure si raccolgono prima del test, sullo stesso tipo di caso, e si confrontano dopo: è la baseline che rende leggibile il risultato.
Cosa chiariamo prima di partire
- Qualità documentaleScansioni, tabelle e formati vecchi si leggono male. Prima del test verifichiamo quali documenti sono utilizzabili così come sono.
- VersioniServe una regola su quale versione fa fede e chi la pubblica. Senza, il workflow eredita la confusione degli archivi.
- PermessiLa risposta deve rispettare gli accessi già in vigore: nessuno deve leggere tramite l’AI ciò che non potrebbe aprire direttamente.
- Informazioni sensibiliDati personali, contratti e informazioni riservate vanno individuati prima, insieme a IT e, se presente, al DPO.
- Owner delle fontiOgni raccolta documentale ha bisogno di un responsabile che la aggiorni e risponda alle correzioni segnalate.
Da dove partire
AI Readiness Assessment
Se in quest’area hai più idee che certezze: in 2–4 settimane mappiamo i processi, misuriamo la baseline e decidiamo da dove partire.
Focus da €5.000 + IVA
AI Adoption Program
Se il processo è già chiaro: lo portiamo dall’esperimento all’uso nel team in 6–12 settimane, con test, playbook e handover a un owner interno.
Sprint da €15.000 + IVA
Corporate AI Training
Se le persone devono prima imparare a lavorare così: quattro sessioni sui loro casi reali, con task prima/dopo e follow-up a 30 giorni.
Team Lab €9.000 + IVA
Il primo passo
Il primo step è sempre una discovery call.
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Domande frequenti
No. Si parte da un perimetro: una raccolta di documenti, con un owner, per un tipo di domande. Ampliare viene dopo, quando il primo perimetro funziona.
La risposta cita la fonte, quindi l’errore è rintracciabile. Il registro delle correzioni serve proprio a far aggiornare il documento, non solo la risposta.
È il punto di partenza. La maggior parte delle suite include funzioni di ricerca sui documenti con gli stessi permessi degli utenti; valutiamo alternative solo se il risultato lo richiede.
Partiamo da un team, una funzione o un processo con uno sponsor identificato. Perimetro e disponibilità delle persone guidano la scelta.
Entrambe le modalità sono possibili, in base a esercitazioni, distribuzione del team e strumenti disponibili.
Parliamo del tuoprocesso?
Raccontaci l’attività, chi la svolge e cosa vorresti vedere cambiare: nel primo confronto capiamo insieme se e da dove partire.
Primo confronto di 30 minuti, senza impegno.
